Як правильно оформити наказ: корисні поради та рекомендації
У діловому світі накази є невід'ємною частиною організаційних процесів. Вони дозволяють упорядкувати роботу співробітників та забезпечити її ефективність. Однак, щоб наказ був справді ефективним, необхідно його правильно оформити. У цій статті ми розглянемо основні правила та рекомендації щодо оформлення наказів.
Першим кроком при оформленні наказу є зазначення його назви. Назва має бути чіткою та інформативною, відображати суть та мету наказу. Потім слід зазначити дату видачі наказу та його номер. Дата та номер є важливими елементами для правильної ідентифікації наказу та його обліку у документообігу організації.
Наступним кроком є формулювання змісту наказу. Важливо, щоб зміст був чітким, лаконічним і зрозумілим всім співробітників. У наказі необхідно вказати цілі наказу, дії, які мають виконати співробітники та терміни їх виконання. Також можна додатково вказати відповідальних осіб та контактні дані для отримання додаткової інформації за наказом.
У висновку наказу необхідно вказати підпис керівника, його ПІБ, посаду та печатку організації. Підпис керівника є підтвердженням його авторитетності та серйозності наказу. При оформленні наказу також можна використовувати спеціальні форми, які містять готові поля для заповнення потрібної інформації. Це дозволяє спростити процес оформлення та зробити наказ структурованішим.
| Крок | Опис | Примітка |
|---|---|---|
| 1 | Визначити мету та зміст наказу | Мета наказу – встановлення певних завдань чи правил, зміст – текст самого наказу |
| 2 | Вказати підставу для винесення наказу | Підставою може бути закон, положення, регламент чи інший документ |
| 3 | Вказати дату та номер наказу | Дату вказують у форматі день. місяць. рік, номер наказу надається по порядку |
| 4 | Визначити виконавців та строки виконання наказу | Вказується, хто та в який термін має виконати наказ |
| 5 | Підписати наказ керівником | Підпис має бути розбірливим і із зазначенням посади |
| 6 | Оформити список розповсюдження наказу | Список осіб чи підрозділів, які мають ознайомитись із наказом |
| 7 | Оформити нотатки або коментарі | Додаткова інформація, яка може бути корисною для розуміння наказу |
Як сформулювати наказ?
Зміст:
Наказ має такі реквізити: найменування організації; вид документа (НАКАЗ), дата, реєстраційний номер, місце складання (видання) документа, заголовок до тексту, текст, підпис посадової особи, візи погодження, відмітка про виконавця.
Як заповнювати наказ?
Кожен наказ з організації (зразок) повинен містити обов'язкові реквізити:
- найменування організації чи установи;
- назва виду документа;
- дату та місце видання;
- заголовок до тексту;
- реєстраційний номер;
- підпис керівника;
- візи узгодження.
Що входить до наказів з особового складу?
Наказами з особового складу документально оформляються: прийом, переклад іншу роботу, звільнення, зміна умов праці, присвоєння розрядів, класності, встановлення розмірів оплати праці, надання відпусток, відрядження співробітників, накладення дисциплінарних стягнень та інших.
На чому оформляється наказ?
Накази з основної діяльності оформляються на бланку ГО та містять такі реквізити: найменування ГО; найменування виду документа; дата, індекс, місце видання, заголовок до тексту, відмітка про контроль, текст, підпис, візи, відмітка про виконання документа та направлення його у справу.